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紙に全てを書き出し、仕事を効率よく円滑に進める〜頭の整理整頓術〜

 

あれをしないと。

これをしないと。

 

そう考えているうちに、

上司からの指示でやらないといけないことが増え、

さらにはお客様や取引先から、

電話やらメールやらでたくさんの依頼が。

 

気づけばやらないといけないことが膨大に。。

そんなことってありませんか?

 

私は多分にあります。

しかも、頻繁に。

 

処理しても処理しても次々にやらないといけないことが増え、

本来であれば自分がしたいことを優先付けて進めていくんですが、

こんなにも周囲から降ってくる仕事が多すぎると、

思ったように進めることができずに、ストレスに。

 

そんな、追われる仕事の解決法の一つをご紹介。

 

やらないといけないことを、

全て紙に書き出しましょう!

これだけです。

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頭の中だけだと余計にごちゃごちゃする

いろ〜んなことが頭の中にあると、

次々にあれやらないと、これやらないと、

って感じになってしまい、

一つのことを考えている余裕がなくなり、

思考がまとまらなくなってしまいます。

 

一つのことを考えている間に、

電話や社内で思考を遮られてしまい、

考えていたこと以外の頭の中にある物事を考えさせられてしまう。

 

頭の中で整理整頓ができていないので、

優先順位がなく、頭に湧いてきてことを次々に対応しようとしてしまいます。

 

対応しようとしている矢先にまた別のことが。

この繰り返しで仕事は進まず、処理もできず、ただ増えていくばかり。

 

紙に全てを書き出し、全体を把握

ただただやらないといけないことが増えていって、頭がパンクしそうになる。

 

そんな時の解決法の一つが「紙に全てを書き出す」です!

 

仕事の種類にもよりますが、毎日毎日やらないといけないことが増える状況では、

頭の中に一つ一つを留めておいたり、

メールにフラグをつけたり、フォルダ分けしておいたり、

別々の場所でとりあえず形として残しておくだけでは、

処理が間に合わずに仕事が溜まっていくばかり。

 

いっそのこと、バラバラになっている情報を全て1枚の紙に書き出すことで、

仕事の全体を把握できるようにします。

 

資料がかさばることもないですし、

そういえばあの資料はどこにいったかなと、

仕事を進める為に資料を探すという無駄な時間を

浪費しなくて済むようになります。 

 

全体を把握して、優先順位をつけて処理していく

1枚の紙に全ての仕事を書き出して全体を把握する。

そしたら、次にすることは仕事一つ一つに優先順位をつけていく。

 

週末には処理をしないといけない、

依頼者には来月に提出すれば良い、

長期的な目標達成の為にするから〇〇日以内に対応すれば良い、

といった仕事の整理ができるようになります。

 

全体を把握することで本当に「今」しないといけないことはなんなのか。

「今」じゃなくても「いつ」までにしないといけないものなのか。

処理するまでの手順を再確認する。

どこの、誰に、いつまでに依頼しないといけないのか。

 

仕事の全体を把握し、優先順位をつけて、効率よく円滑に進めていく。

 

こんな仕事の進め方はいかがでしょうか。 

 

メモといえば。。

本記事とは内容的にリンクはしませんが。

メモといえば、SHOWROOM代表の前田裕二さんの「メモの魔力」。

めちゃくちゃ売れている一冊。

 

メモすることで得られるもの、

前田さん自身が実際に長年続けているメモの取り方など、

現代の最前線を突き進め方の思考を体験です。

 

まだ読まれていない方はぜひ!

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございます。

参考になれば幸いです。

 

では。