くす太net

書評、ランニング、写真、日々のことなど。

資料作りも「他者目線」

 

自分目線ではなく、お客様目線が大事と言われていますが、お客様に限らず、様々な場面で重要視されるのが「他者目線」

 

場面で場面で求められることは異なる為、今がどの場面で求められているのはどういったことかいうのを、資料作成の前段階で考えることが必要です。

f:id:kusutanet:20200726230656j:image

 

実際にあったことですが、会議で提出された資料は口頭での補足説明がなければ、または事前情報が頭になければどういった内容の資料かが分かりにくいものでした。

作成した本人は内容について熟知しているので問題ありませんが、情報を一部共有しながら仕事を進めていた私には内容が分かりづらく、ましてや事前情報が共有しきれていないお客様にとっては尚更のこと。

事前に資料を作る時はこのように作ってくださいと打合せをしていましたが、十分に私の意図を伝えることができていませんでした。

f:id:kusutanet:20200726230707j:image

 

今回のこの資料については、会議の数日前には配ることは伝えていましたが、結局は資料作成が間に合わず、その資料のみ当日配布になってしまっていました。

プレゼンをする為の資料であり、事前に配るのではなく当日配布が前提のものであれば問題もさほどないような資料ではありましたが、相手の方々にとっては大事な議題でもあった為、案の定、資料の作り込み不足から、間違った解釈をされてしまっていました。

口頭にてその部分の挽回はできましたが、本来であれば生じなかった不信感などを抱かれてしまう恐れもあり、十分に注意すべき事柄となります。

f:id:kusutanet:20200726230720j:image

 

資料を作成する時には、場面場面で求められているものが違います。
加えて、資料を見る相手の人によっても、当然求められているものが違います。
それを常々考え、考え抜き、それを資料として作成し、提供する。

 

資料を作成する時に限らず、他者目線は重要です。
今日は、資料作成の実例を踏まえての記事でした。