くす太net

『くす太』というマンション管理コンサルタントの雑記ブログ。書評・ランニング・日常のことまで。たま〜にマンション管理について。

仕事の段取りが悪いとつくづく思うから改善する〜マンション管理業〜

 

仕事はマンション管理業。

 

 

担当は分譲マンションのみ。

 

 

マンションの管理会社って何してんのってほとんどの方が知らないんだろうなと個人的に思ったりしてます。

 

 

まぁ実際に自分が働いてないとなんとも分かりづらいなとは思いますが。

 

 

めちゃくちゃ簡単にいうと

何でも屋さん

かなと。

 

 

f:id:kusutanet:20181122215619j:image

 

 

建物の状態に関することも、給排水やエレベーターなどの設備に関することも、ゴミ出しや騒音などの生活マナーに関することも、一切合切が仕事って感じです。

 

 

日々発生することと、定期的に開催する仕事があり、この記事では後者の段取りについて。

 

 

主に開催される定期なものは、

マンションの所有者(区分所有者)の代表で毎年構成される理事会という集まりの会議

年1回もしくは臨時で開催されるマンション全体(区分所有者全員の総意)で集まる総会

があります。

 

 

この理事会というのが一つの担当マンションで年間8〜11回開催されます。

 

毎月開催っていうところも結構あります。

 

仕事の流れとしては、

  1. 各案件の情報収集
  2. 理事会の開催案内
  3. 理事会資料の作成
  4. 理事会開催
  5. 理事会後の各案件の対応
  6. 理事会議事録の作成

といった感じなんですが、

 

苦手なのが

5の理事会後の各案件の対応

※各案件の対応のうち、特に苦手なのは見積書の取得など、業者が動かないといけない案件などです。

6の理事会議事録の作成

です。

 

 

 

改善策について定期的に考えることはあるんですが、気付けばいつもバタバタじたばたってなっちゃいます。

 

 

段取りよく進んでいる、進められていると思っていると、突発的案件がわんさかやってきてしまい、気付けば元に戻っている。

 

 

ならどう改善させるか。。

 

 

 

f:id:kusutanet:20181122215711j:image

 

 

やっぱりキッチリと基本を徹底すること。

 

 

理事会の後はしっかりと案件を整理して、業者などに依頼が必要であればすぐに依頼し、議事録をすぐに作成する。

 

これを淡々とスピーディに進めていく。

 

 

突発的案件もしっかりと見極めて、最短で効率的な対応を徹底する。

※相手となる方への万全の配慮は忘れずに。

 

 

初歩の初歩であり、基礎の基礎である部分を徹底できるからこそ、発展するというもの。

 

 

自分の経験に奢らず、真摯に邁進します。

 

 

※マンション管理業はかれこれ10年従事していますが、突発的案件が発生したり、相手の方と関係性があったりと、なかなか奥が深い仕事でございます。

 

 

 

どうも、くす太でした。

 

 

では。